Ce document FAQ répond aux questions courantes concernant la Convention d’aide financière en gériatrie sociale. Il aborde des sujets tels que l’exemption de reddition de comptes pour l’année 2024 si la convention est signée en 2025, les informations à inclure dans la reddition de comptes avant le déploiement du projet, la contribution financière minimale de 10% du bénéficiaire, et l’utilisation de la navigatrice pour d’autres fins que la gériatrie sociale.
Quelle est la durée de la Convention?
La Convention est d’une durée de trois (3) ans, de 2024 à 2027.
Si je signe la Convention en 2025, suis-je exemptée de faire une reddition de comptes pour l’an 2024?
Non! Même si vous signez la convention après le début de l’entente, vous êtes tenue de faire une reddition de comptes suivant le calendrier indiqué à l’annexe 3 de la Convention.
Puisque je n’aurai pas encore déployé le projet, que devrais-je donc indiquer dans la reddition de comptes?
Toutes les démarches préalables au déploiement du projet peuvent être indiquées. Si vous n’avez rien fait, vous pouvez aussi ne rien mettre en précisant que le projet n’a pas encore été déployé. En outre, si vous avez des données qui proviennent d’une navigatrice que vous auriez déjà grâce à un financement privé, vous pouvez aussi faire parvenir ces données.
Concrètement, comment se fait la répartition du financement accordé pour le déploiement de la GS?
Environ 80% du financement accordé doit être affecté à la rémunération de la navigatrice ou du navigateur. Un maximum de 20% de la contribution financière du ministère doit être affecté aux dépenses de fonctionnement.
Le minimum de 10% de la contribution attendue du bénéficiaire fait-il partie intégrante du 100% de la contribution financière du ministère?
Non! Le 10% de la contribution minimale requis de l’EÉSAD est en sus du 100% de la contribution financière du ministère.
Que peut inclure la contribution minimale de 10% attendue de l’EÉSAD?
La contribution minimale de 10% attendue de l’EÉSAD en sus du 100% du financement reçu peut être de tout ordre (financière ou autre), mais elle doit toujours s’inscrire dans les objectifs du projet et faire partie des frais admissibles. L’ÉESAD pourrait décider de la mettre dans le salaire et les avantages sociaux de la navigatrice ou du navigateur, afin de lui octroyer des conditions de travail plus avantageuses. L’EÉSAD peut aussi décider de la mettre dans les dépenses de fonctionnement, mais attention à ne pas dépasser le 20%.
Cette contribution minimale de 10% doit-elle absolument provenir des finances propres de l’EÉSAD?
Non! La contribution minimale attendue de l’EÉSAD n’est pas obligée de provenir de ses finances propres. Elle peut provenir d’une subvention privée.
Est-ce que les avantages sociaux des navigatrices sont inclus dans les frais admissibles?
Oui. Les avantages sociaux (vacances, rémunération des jours fériés) sont compris dans les frais admissibles. De fait, L’EÉSAD peut donner 70% en salaire et 10% en avantages sociaux ou 65% en salaire et 15% en avantages sociaux, dans le cas où elle décide d’affecter 80% du financement reçu au salaire et avantages sociaux des navigatrices.
Puis-je accorder un REER ou un CELI à une navigatrice ou un navigateur à titre de bonification de ses conditions de travail et l’inscrire comme contribution de l’EÉSAD?
Non! Le REER et le CELI sont des dépenses non admissibles. La contribution minimale attendue de l’EÉSAD ne doit toucher que des dépenses admissibles.
Est-ce possible d’utiliser la navigatrice ou le navigateur à d’autres fins que la gériatrie sociale?
Oui, c’est possible si sa rémunération pour l’autre tâche effectuée n’est pas couverte par l’aide financière octroyée pour la gériatrie sociale. À titre d’exemple, si vous avez déjà une navigatrice qui travaille pour 35 heures semaine et que le budget de la gériatrie sociale ne permet pas que vous la mainteniez à 35 heures semaines, vous pourrez utiliser le budget de la gériatrie sociale pour 28 heures ou 30 heures et l’affecter à d’autres tâches pour cinq (5) heures mais rémunérées à même une autre source de financement.
Que dois-je faire pour m’assurer de la protection des renseignements personnels échangés dans le cadre du projet de gériatrie sociale?
La signature d’une entente de confidentialité par les employé.e.s de l’EÉSAD qui œuvrent au projet de gériatrie sociale est un bon moyen pour l’EÉSAD de s’assurer de la protection des renseignements personnels des usagers et des autres personnes rejointes dans le cadre du projet. De plus, par la signature de cette entente de confidentialité, l’EÉSAD rencontrera son obligation contractuelle envers la Fondation AGES.
Le Réseau peut fournir une entente de confidentialité à l’EÉSAD au besoin.
Est-il pertinent en plus de la signature de l’entente de confidentialité de faire part à tous les employé.e.s de la politique sur la protection des renseignements personnels en vigueur à l’EÉSAD?
Oui, non seulement c’est pertinent, mais c’est assurément un bon moyen pour l’EÉSAD de remplir ses obligations en matière de conformité à la Loi 25. D’ailleurs, les EÉSAD qui n’ont pas de politique sur la protection des renseignements personnels peuvent contacter le Réseau pour un accompagnement sur ce point.
Le Réseau offre une formation et un accompagnement en matière de conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).
Dans le cadre du déploiement du projet de gériatrie sociale, est-ce nécessaire que l’EÉSAD obtienne le consentement des usagers à l’échange des informations les concernant entre les employé.e.s dont la navigatrice?
Oui! Il est important, si ce n’est fait que les usagers consentent à ce que les informations qui les concernent puissent être échangées entre les membres du personnel de l’EÉSAD pour les besoins de la prestation de service.
Si ce n’est déjà fait, nous vous suggérons d’inclure la clause suivante dans vos contrats d’adhésion avec les usagers : « Dans le cadre de l’exécution de son contrat d’adhésion, l’usager consent à ce que les employé.e.s de l’EÉSAD se consultent et s’échangent, au besoin, toute information qui le concerne et qui est essentielle à la prestation du service requis par lui ». Le Réseau peut vous accompagner pour la modulation d’une telle clause et son adaptation à vos contrats.
En vertu de la convention d’aide financière, y a-t-il des clauses que je dois mettre dans le contrat de travail de la navigatrice?
Oui. Dans les contrats de travail des navigatrices ou navigateurs, vous devez notamment prévoir une clause relative à la cession des droits d’auteur (ref: clause 7.2 de la convention) et une autre sur la confidentialité (ref: clause 8 de la convention).
Le Réseau peut vous accompagner pour la rédaction de telles clauses.
Le rapport de vérification d’un auditeur externe requis par la FAGES à la clause 6.2 (5) doit-il obligatoirement être un rapport d’audit?
Non! Si l’organisme n’est soumis qu’à une mission d’examen, un rapport de mission d’examen d’un auditeur externe rempli cette obligation contractuelle. L’idée est de s’assurer que l’organisme fasse vérifier ses états financiers par un auditeur externe.
Qu’entend-on par « gouvernance locale » à la clause 4.1 de la Convention d’aide financière?
La gouvernance locale désigne les processus de concertation, d’orientation stratégique et de collaboration mis en place par des acteurs d’un même territoire, afin d’assurer une gestion efficace et transparente d’un projet collectif. Elle repose sur la collaboration entre divers partenaires du même territoire dans le but de répondre aux besoins de la population locale. Dans le cadre de la gériatrie sociale, elle favorise une approche inclusive et adaptative, où les partenaires s’associent pour atteindre des objectifs communs, partagent leurs expertises et font part de l’évolution du projet dans un esprit de transparence et de coresponsabilité et se traduit généralement par des rencontres à différentes étapes du projet entre le BÉNÉFICIAIRE et ses partenaires dans la communauté.
Quelle est la donnée à inscrire pour le nombre global de prestations de travail continu dans le rapport de reddition de compte narratif ?
Une prestation de service continue représente au moins 1 350 heures de travail par année, réparties sur 48 semaines. La plupart des projets ont une (1) navigatrice ou navigateur, ce qui équivaut à une (1) prestation de service.
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